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如何才能把“最重要的工作”和“最高效的时间”匹配起来?

本文转自36kr ,文章译自Medium,译者:Jane,原文作者Thomas Oppong,原标题为" To Improve Your Efficiency, Match Your Highest Priority Work to Your Most Productive Hours"。


图片来自pixabay

想想你上一次评估自己的工作效率是什么时候?

许多人每天醒来内心都有一个计划,但很快就会从这个计划分心,开始做低价值的任务,简单地说,就是拖延。

为最重要的工作找到合适的时间是我们每个人都要努力做到的事情。我们都有有限的认知带宽,但你可以最大化自己的时间和精力来完成高价值的任务。

如果你没有适合自己的工作体系,那么完成工作可能会显得很困难。如果你控制自己的时间,把你最重要的工作和最高效的工作时间匹配起来,那么你就要制定一个能让你在最佳状态下完成最佳工作的计划。

最基本的想法是:追踪你的精力、时间和动机,以了解你何时、何地、以何种方式工作最有效率。最好的提高工作效率的方法就是倾听你自己的身体,让工作与身体协同起来,而不是与身体作对。

找出并利用你的最佳时间(当你感到警觉和兴奋的时候)来处理涉及解决问题、复杂思考和关键决策的任务。常规的、不重要的、不太复杂的任务可以在你注意力不集中的时候完成。

如何才能把“最重要的工作”和“最高效的时间”匹配起来?研究表明,午餐前,我们是以最高的大脑容量和最集中的注意力在工作。记住这一点,你可以把早上最活跃的时间,投入到最伤脑筋的工作中去,把最不需要注意力集中的工作安排在下午。

越来越多的研究表明,我们的一天是由循环驱动的,它影响着我们的警觉程度和工作效率。研究的结果清楚地表明,人体会经历一个90到120分钟的周期。在每一个周期中,我们都从一个无生产力的低谷走向一个生产力的高峰,然后又回到起点。

这种模式最早是由睡眠研究者纳撒尼尔·克莱特曼(Nathaniel Kleitman)发现的,他的发现引起了这个领域的大量研究。

另一项发表在《思考与推理》(Thinking & Reasoning)杂志上的研究发现,当我们累了的时候,我们的思考更倾向于创造力。雷克·维斯(Mareike Wieth)和罗斯·扎克斯(Rose Zacks)的一项研究表明,根据我们的昼夜节律,在疲劳的时候,创新力和创造力往往是最强的。

疲劳让我们沿非线性路径的思维来思考问题,使我们找到解决现有问题的新方法。所以,虽然你可能在睡觉前就已经筋疲力尽了,但还是要花点时间来解决一个棘手的问题,想出新的创意,或者进行一些创造性的尝试。

顺应自己身体节奏工作的人效率更高

还有很重要的一点是,你要承认自己身体的自然节奏,让你的工作和放松的时间与它们保持一致,以一种可持续的、富有成效的方式工作。这需要你对自己做大量的研究,并在一开始就投入大量的时间,相应的你从中获得的个人生产力提升也可以让你在长期内得到回报。

要根据你的精力而不是时间来安排你的一天。选择一天,并记录你是如何度过的这一天的。排除任何可能干扰你能量的因素,比如咖啡因摄入量的变化就是一个很大的干扰因素,熬夜算是另一个干扰因素。每小时记录一次你正在完成的事情。每天评估一下你的能量水平,动力,专注于工作的过程。

《生产力项目:通过管理你的时间、注意力和精力来实现更多》(The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy)一书的作者Chris Bailey花了一年时间来检验生产力的变化。他建议每天在同一时间记录自己的注意力、精力和动力的得分,坚持记录三周以找到自己的最佳状态。你追踪自己工作效率的时间越长,你的结论就越可靠。

如何才能把“最重要的工作”和“最高效的时间”匹配起来?即使在记录短短的一周之后,你也会发现自己身体遵循着某种趋势,但是你收集的数据越多,你看到的趋势就越可靠。每天花几分钟来回顾一下你之前的一天/一周。你注意到什么模式了吗?你什么时候最专注?你什么时候会有能量的激增或下降?

你一天中什么时候最容易喝咖啡?这些模式可以揭示你什么时候处于最佳状态,什么时候应该休息一下,恢复精神。写下你是如何度过每一分钟的,并记录下你的感受,要诚实。

你记录的确切细节可能会有所不同,但是为了获得最准确的结果,记录方式需要尽可能保持一致。像Rescue Time和Toggl这样的时间和活动跟踪软件可以在这方面提供很大的帮助。

一旦你开始记录,就一定会发现一些非常有趣的事情,发现是什么提高了你的工作效率。如果你能认真地记录三周,你就可以利用这些数据来设计一个适合你自己的个人工作效率系统。

在这一过程中,你可以尝试多种方法,比如提前一个小时起床、冥想、锻炼、多休息,看看这些方法是否会影响你的工作效率。多做尝试,你能选择改变的变量是无穷无尽的。

如何才能把“最重要的工作”和“最高效的时间”匹配起来?确定了一天中最有效率的时间之后,你就可以着手重新安排你的任务,把重要的、需要注意力高度集中的任务放在你效率最高的时间段,把不那么重要的、注意力不需要集中的任务放在你效率不高的时间段。

我做了三个月的实验。我开始这样做是因为我发现随着时间的变化,我的精力和深度工作的能力都在减弱。我早上7点或8点起床,这时精力水平迅速上升,然后在中午12点到2点之间精力逐渐下降。我选择在深度工作间隙休息更长时间来恢复精神。

我用的是90分钟法则。我每天的工作都是这样开始的:90分钟不受打扰地专注于一件最重要的事情。90分钟后,我会休息一下。

有了专门适用于自己的工作习惯,你的工作效率可以大大提高。理解身体和心理之间的联系可以帮助你有效地规划自己的工作。

把高效的时间用来做重要的事情,你离成功就不远了。